Offentlige anskaffelser

Ofte stilte spørsmål

• Når må innkjøper følge regelverket for offentlige anskaffelser?

  Utvid

  Stat, kommune og fylkeskommune må følge regelverket om offentlige anskaffelser. I tillegg skal enkelte foretak, som f.eks. museer, også følge regelverket, dersom de er underlagt offentlig kontroll. Regelverket gjelder imidlertid ikke for avtaler med verdi under kr 100 000 eksl. mva. For avtaler over kr 100 000 gjelder det ulike deler av regelverket avhengig av avtalens verdi, se nærmere om disse verdiene her. For praktiske hensyn er det særlig verdt å merke seg at grensen for når en kontrakt skal kunngjøres i Doffin går ved kr 1 300 0000. 

  For å avgjøre om en avtale er over eller under terskelverdiene, må oppdragsgiver beregne avtalens verdi. Ved denne beregningen må oppdragsgiver legge verdien i hele kontraktens varighet til grunn. Dersom f.eks. tilbyder skal yte en løpende månedlig tjeneste over to år, er det summen av alle månedlige betalinger som er avgjørende for avtalens verdi - ikke kostnaden pr år eller pr måned. Der oppdragsgiver inngår en tidsubegrenset avtale er det ikke mulig å anslå den samlede totale verdien. I disse tilfellene utgjør kontraktsverdien den månedlige verdien multiplisert med 48. 

  Vi får innimellom spørsmål om hvorvidt gjentatte kjøp fra samme leverandør er å anse som en samlet, eller flere separate, avtaler. Er det en samlet avtale, vil kontraktsverdien være høyere enn om det er separate avtaler. Dersom kontraktsvilkårene er ulike fra kjøp til kjøp, taler mye for at det er separate kontrakter. Det er imidlertid vanskelig å gi klare svar på slike spørsmål. Det som imidlertid er klart er at oppdragsgiver ikke kan dele opp kjøp (fra samme leverandør) hvis formålet er å komme under en terskelverdi. Gjentatte kjøp fra samme leverandør, til samme vilkår, vil derfor raskt bli ansett som en samlet kontrakt. Dersom formålet med å dele opp kjøp f.eks. er å skape reell variasjon i hvem oppdragsgiver foretar innkjøp fra, eller å teste en potensiell leveranse, vil det imidlertid kunne være hensiktsmessig å dele opp kontraktene. Dersom oppdragsgiver i disse tilfellene foretar flere enkeltstående kjøp fra delvis ulike leverandører og til individuelt forhandlede vilkår hver gang, vil det kunne være snakk om enkeltstående kontrakter. 

  I tilfeller som nevnt i avsnittet over, hvor oppdragsgiver inngår regelmessige vare- og tjenesteleveranser med samme leverandør, skal kontraktsverdien beregnes ut fra den samlede verdien av lignende kontrakter for de 12 foregående månedene, evt. justert for antatte fremtidige endringer. 

  Oppdragsgivers beregning av kontraktsverdien skal være forsvarlig på tidspunktet oppdragsgiver iverksetter en konkurranse, evt. foretar et direkte innkjøp. Dersom vurderingen var forsvarlig spiller det ingen rolle om kontraktsverdien senere viser seg å være høyere. 

• Når har tilbyder krav på innsyn i anbudskonkurranser?

  Utvid

  Hovedregelen i offentleglova er at alle saksdokumenter er offentlige. Saksdokumenter er all logisk avgrenset informasjon som er lagret på et varig medium og kommet inn til eller sendt ut fra det offentlige. I tillegg er dokumenter det offentlige har opprettet, men ikke sendt ut, et saksdokument når dokumentet er ferdigstilt. 

  Konsekvensen av at informasjon er offentlig, er at hvem som helst kan be om innsyn i informasjonen. Hvem som helst kan derfor be om innsyn i en hvilken som helst tilbyders tilbud til det offentlige. Det samme gjelder brev og anbudsprotokoller det offentlige utarbeider i forbindelse med en anskaffelse. 

  Offentleglova har likevel av konkurransehensyn gjort et tidsavgrenset unntak for retten til innsyn i tilbud og protokoll til oppdragsgiver har sendt brev til tilbyderne om hvem som er tildelt kontrakten. Da starter klagefristen å løpe, og fra dette tidspunktet har alle rett til innsyn. Dette tildelingstidspunktet er tidligere enn selve kontraktsinngåelsestidspunktet. 

  Retten til innsyn gjelder ikke dokumenter det offentlige har utarbeidet til intern saksforberedelse. Det er opplagt at håndskrevne notater og andre mer sammenraskede excelark og lignende faller i denne kategorien. Vi mener imidlertid at oversiktlige, ferdigstilte og komplette evalueringsmatriser normalt vil være å anse som et saksdokument det offentlige skal gi innsyn i. 

  Forespørsel om innsyn kan fremsettes både muntlig og skriftlig, gjerne på e-post. Oppdragsgiver skal normalt gi gratis innsyn, og hvis oppdragsgiver ikke har besvart en forespørsel om innsyn innen fem dager, skal det anses som et avslag. Det er i tilfellet tre ukers klagefrist til nærmeste forvaltningsorgan. 

• Hvilken kontakt kan det være mellom tilbyder og oppdragsgiver?

  Utvid

  Det kan være utstrakt kontakt mellom tilbyder og oppdragsgiver i forkant av et innkjøp. Det er ingenting i veien for at en tilbyder uoppfordret kontakter en kommune for å selge en ny og revolusjonerende dings kommunen neppe vil kunne klare seg uten.

  Det er heller intet til hinder for det motsatte - at kommunen forespør en eller flere potensielle leverandører om de kan levere en ny og innovativ duppeditt kommunen føler den trenger. 

  Reglene om hvilken kontakt det kan være mellom tilbyder og oppdragsgiver i forkant av et innkjøp finnes i Offentelgloven §§ 8-1 og 8-2 (samt 12-1 og 12-2 for de større innkjøpene). Reglene fastslår at oppdragsgiver både kan foreta markedsundersøkelser og søke råd hos leverandører i forkant av et innkjøp. Oppdragsgiver står fritt til å bestemme hvordan den vil søke slike råd, enten det er gjennom særmøter med enkeltvise leverandører eller gjennom åpne tilbyderkonferanser. Oppdragsgiver står også fritt til motta råd fra leverandører, også der rådene kommer uoppfordret. 

  Oppdragsgivere som søker eller mottar råd i forkant av et kjøp må imidlertid sørge for at ingen leverandører oppnår en urimelig konkurransefordel gjennom å ha gitt råd, for eksempel ved at kravspesifikasjonen utformes på en fordelaktig måte, eller ved at leverandøren får tilgang på mer informasjon enn andre tilbydere. For å unngå dette kan oppdragsgiver normalt sørge for å dele all informasjon som er utvekslet i dialog med leverandøren og eventuelt sette tidsfrister for å levere tilbud som er lange nok til å utjevne eventuelle tidsmessige fordeler. 

  En konsekvens av at oppdragsgiver må utjevne konkurransefordeler, er at oppdragsgiver må dele potensielt konfidensiell informasjon en leverandør har gitt fra seg i forbindelse med tidlig kontakt. Leverandører som søker salg av nye produkter mot det offentlige bør være særlig oppmerksom på dette. 

  Etter at en konkurranse er utlyst, bør det ikke være annen kontakt mellom tilbyder og oppdragsgiver enn det konkurransegrunnlaget åpner for (avklarende spørsmål, eventuelle forhandlingsmøter) gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet.  

• Hvordan skal forhandlinger gjennomføres?

  Utvid

  Hovedregelen for de største innkjøpene er at oppdragsgiver ikke har rett til å forhandle om tilbud. I de mindre innkjøpene er imidlertid utgangspunktet det motsatte: Oppdragsgiver kan forhandle om tilbudene, dersom oppdragsgiver har gitt beskjed om dette på forhånd. I visse tilfeller har også oppdragsgiver rett til å forhandle ved de store innkjøpene. 

  Oppdragsgiver står i utgangspunktet fritt til å forhandle om alle sider ved tilbudet, og forhandlingene kan gjennomføres på alminnelig kommersielt vis for å sikre oppdragsgiver det beste tilbudet. Anskaffelsesregelverket pålegger imidlertid oppdragsgiver noen plikter ved forhandlingene:

  1. Oppdragsgiver plikter å informere tilbyder om vesentlige forhold ved tilbudet som kan bli avgjørende for tildelingen, og som tilbyder derfor bør vurdere å endre;
  2. Oppdragsgiver plikter å forberede seg tilstrekkelig godt, slik at oppdragsgiver kan oppfylle plikten etter pkt. 1;
  3. Oppdragsgiver kan ikke røpe eller gi informasjon som etter bearbeidelse kan røpe konkret innhold i andre tilbyderes tilbud; og
  4. Oppdragsgiver må forholde seg til de grunnleggende anskaffelsesrettslige prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og forholdsmessighet.

  Punkt fire innebærer en særlig plikt til å forholde seg til konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan ikke etterspørre eller vektlegge forhold som ikke fremstår som viktige i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan heller ikke spørre om eller akseptere vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget. En endring er vesentlig dersom andre leverandører ville vært interessert i å levere tilbud, eller et annet tilbud, dersom muligheten for endringen var kjent på konkurransetidspunktet.